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ストーリーテリングの力(5):職場における活用方法

職場における活用方法をもう少し詳しく見ていきましょう。

あなたが職場で話す機会はどういう時でしょうか。お客さんと話す時ではなく、あくまでも社内の人間と話す時のことです。 話す相手は社長から上司、後輩、先輩と様々でしょう。しかしここではあくまでも話されてではなく話す場面のことです。

①会議

②朝礼などで連絡事項について話す時

③事業計画について話す時

④口頭以外でのメールや SNS でのコミュニケーション

⑤大勢の人の前でのプレゼンテーション

これ以外にもたくさんの場面が考えられるでしょう。また現在ではオンラインで行われることも多いと思います。一つ一つの場面に対してどのようなストーリーテリングを心がければいいか詳しく見ていきます。

①会議

日本では会議はダラダラと長く続くイメージがあり、ネガティブなものと考える人が多いのではないでしょうか。 だからこそ興味深く有意義であったと思わせる話し方が大事です。 ストーリーで話すと箇条書きで聞いている時の22倍も印象に残ると言われます。そのぶん記憶にも残りやすいのです。

 いろんな会議がありますがここでは部内での会議に話を絞ります。ここでは様々な地位の人がいますが一つのチームとして一致団結するためにはどうすればいいでしょうか。 一人が一方的に話してるのではなく交響曲を演奏するようにみんなが参加する形にします。

始めにみんなで何かをする

会議に参加している人達に全員に強制的に何かをしてもらうにはまずはじめにタスクを与えるのも一つの方法です。 初めの数分で構いません、たとえば隣の人の顔を描いてくださいと言います。 30秒間で自由に似顔絵を書いてもらうのです。 そうするととても絵心がある人であれば別ですが「下手でごめんなさいね」とか 描く前から謝ってでしてませんか? つまり自分のクリエイティビティを自らが潰してしまっているのです。 会議ではどんなことでも自由に意見をして下さいと、自分で自分の創造性をつぶしてはいけませんとその例えとしてこのアクティビティを使っても面白いでしょう。

あるいは漫画の吹き出しに関して自由に考えてもらうというのも一考です。 会議はそこに参加している人達全員のものです。レクチャーや講演会とは違います。

部下にもミーティングの進行をさせる

概して部門内の会議ではその長が議事進行を取ることが多いでしょう。 しかしそれではワンパターンで退屈な会議になりがちです。そこで毎回毎回違う部門のメンバーに議事進行をお願いします。 そうすることで一人ひとりの責任感も培うことができるでしょう。

会議の内容にあったエピソードを発表する

激励する時のエピソードとして過去の偉人や最近のニュースであったちょっといい話などを織り交ぜると効果的ですが、会議のときでも関連したエピソードがあれば うまく盛り込みましょう。 そうしたエピソードを効果的に使うことで聞いてる人も理解が高まり記憶に残りやすいのです。

②朝礼などで連絡事項について話す時

皆さんニュースを毎日のように見ていると思います。 文章で読む時もあるでしょうが映像で見ることも多いでしょう。大体一つのニュースをレポーターが話す時間をご存知ですか?大体一つの記事で30秒以下です。30秒以下で簡潔に伝えるにはどうすればいいでしょうか?

5 W の要素ともう一つの要素

皆さんも一度は聞いたことあると思います。

Who誰が関わっているか、Whatどんなことについてか、Whereどこで起こったことか、Whyそれはどうして起こったのか、Whenそれはいつ起こったのか 

この5つの要素を外さないようにしてください。その上でニュース番組を聴いている時と違うのは会議に参加している人たちを巻き込まなければいけないということです。つまり自分事として聞いてもらうためには、こうした情報を得た上で会議に参加している人は何を期待されているのか、 何をするべきなのかを話します。この5つの要素をプラス一つの要素がとても大切です。

③事業計画について話す時

四半期ごとあるいは半期ごとに事業計画を立てそれを部内であるいは局内で発表する機会があるでしょう。 そうした時は部下を刺激しモチベーションを高める必要があります。

あなたが上司、部門の長だった場合まずはストーリーで始めましょう。今回の事業計画にまつわるような過去にあったエピソードです。

今期の事業計画がなぜ必要なのかを説明します。その上でビジョンに沿った計画であることを話します。ビジョンの共有です。逆にこの事業計画が達成できなかった場合どうなるのかその負の側面も説明します。

そして各参加者つまり従業員がこの目標に向かって何ができるか役割を設定します。 各自が何をして何をしないのかを明確にします。

また 短期の目標としてタイムラインを設定します。 そうすることでスケジュールを意識させるのです。次回のミーティングの日程をこの時に調整するのも良いでしょう。

④口頭以外でのメールや SNS でのコミュニケーション

最近は特にテレワークも進みデジタルでのコミュニケーションが活発になってきています。 メールによるコミュニケーションは昔も今も変わらずよく使われますがまだ注意したい点は件名です。

よく昔の件名を使って新しい内容のメールを送る人がを見かけますがそれはお勧めできません。件名ではメールを送信する理由を明確にします。 その上でメールの内容は件名にそぐうものにしてなぜこのメールを発信するのかがすぐにわかるようにします。

前置きが長すぎると読み手を混乱させるのですぐに本題に入りましょう。以下注意点を列挙します。

・ 内容は簡潔にし小説の文章のように冗長な内容は避けましょう

・ 内容が変わったら件名も変える

・ 重要な項目や日時に関しては太文字にする

・ 何かを羅列する場合は文章ではなく箇条書きにする

・ あんまり省略形は用いずビジネスメールらしい文体にする

・ 感情的な文章になっていないか送信する前に確認する

また最後にもう一つ重要なこととして大人数の人に cc でメールを送ってる場合はプライベートな内容ではなく多くの人が見ているという前提で内容を考えましょう。

最後のプレゼンテーションに関しては次回の記事で説明します。

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