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外国人社員のための “報連相”(5)口頭でのレポートと書面でのレポートのどちらが良いか?

written or verbal reporting

(5) 口頭でのレポートと書面でのレポートのどちらが良いか?

Q: 私の友人は、報告は文書で行うべきだと考えていますが、状況に応じて報告の仕方を変える方が現実的だと思います。研修中に、誤解を招くような数字や事項が含まれている場合は、文章が良いと教えられました。不在時の伝言は、口頭ではなくメモで報告するように言われました。また、記録を残したいのであれば書き留めておくようにとも言われました。実際には、すべてを口頭で報告しても問題ない場合もあります。口頭と文章の報告のどちらが正しいのですか?

A: 「3つの視点」から報連相を見て柔軟に対応してください。

人事異動で上司が変わった場合は、報告の仕方を変えますか? 以下は、Sさんと直属の上司であるK専務との会話です。「Xの件です。こういう状況です。ですから、私はこのように対処したいと思っています」とSが言うと、上司は何も言わずに机の上の箱を指さしました。報告書を箱に入れるように指示されたのです。
「急ぎのようなのですが゙…」とSは言いました。
「急用なら、急いで書いて置いて!」と、上司は言いました。
Sさんは混乱しました。初めは彼のやり方に慣れるのは大変でしたが、徐々に慣れていきました。

ある案件について承諾が得られない場合には、ある事柄の状況を問う意見が文書に書かれていました。その場合、口頭での報告は許されませんでした。Sはこの問題に関して何の問題もないと言うために書面でレポートを再提出しなければならなかったのです。

SさんはK専務の行動パターンに慣れてくると、一緒に仕事をするのが楽だと感じるようになりました。しかし、理事の異動があり、直属の上司がN副社長に変りました。新しい上司の了解を得るために契約書案を提出したにもかかわらず、その後も承諾という返事がありませんでした。Sさんは仕事を進めることができず、副社長に尋ねました。書類はまだ受信箱に入ったままです。

Sは「これが先日提出したX社との契約書です」と言って、もう一度書類を渡しました。「これは何ですか。全部読まないといけないのですか?」と彼は文句を言い始めました。

書類の内容、問題点、対処方法を口頭で報告するように言われました。もし質問が口頭で出されたら、Sは口頭で答えなければならなかったのです。もし彼がSの言ったことに同意してくれたら、彼はその書類に署名して承諾する。二人の上役も自分なりのやり方があるかもしれませんが、なぜ違いがあるのでしょうか?

<レポートの良し悪しは上司によって判断される>

報告書を書くか口頭でするか、報告の仕方が良いか悪いかは上司の行動パターンによります。報告書の良し悪しは、報告先の人が決めているのです。私たちは、通常の報告のパターンに従う傾向があります。しかし、「相手先」「目的」「あなた自身」の3つの視点を頭に入れておけば、報告の仕方を決めることができます。

上記のように、上司によって適切な報告方法は異なります。目的によっても妥当性は変わります。何よりもまず、報告の目的を理解し、それから手段を選択しなければなりません。報連相の真骨頂である「目的思考」です。報連相のテキストに書いてあるようなことは代表的なパターンにすぎません。すべての問題を解決する一つの固定した方法に縛られないようにしましょう。