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外国人社員のための “報連相”(2)中間報告(適宜報告すること)は大事である

interim report

外国人社員のための “報連相”(2)―中間報告(適宜報告すること)は大事である

作業完了時の最終レポートと中間レポートのどちらが重要ですか?

Q.研修期間中に、指示されたときに仕事を始めるように指導され、仕事が終わったら上司に報告します。しかし、仕事を始めると、仕事が終わる前に中間報告をするように何度も言われました。中間報告は最終報告よりも重要ですか?

レポートが作成されても、タスクは完了していない。

報連相では、中間報告、中間連絡、中間相談を重視してください。
「指示されたときにタスクを開始します」「レポートを作成してタスクが完了します」。これらはいままでの報連相の固定表現です。報告書を作成するときに、ケースが閉じている、つまり「終わり」のようなものです。
「目的地に着いたらどうしますか?」
「目的地には何をしに行くのですか?」
目的地に着いてからも仕事は続きます。
ですから、目的地に行く「目的」が大切です。目的を考えてみると、報告書を作ることが目的ではないことが分かるでしょう。始点または中点です。「すべてのレポートは暫定的なレポートです」という有名な言葉を思い出してみましょう。
企業近代化委員会や諮問委員会が「最終報告」を出した。報告書としては終わりかもしれないが、本当の仕事はそこから始まる。法案が骨抜きになるか、実現するかは、今後の情勢次第だ。会社には終わりがない。
 もう少しはっきり言うと、仕事が終わったらすぐに報告することの重要性を否定しているわけではありません。しかし、質の高い作業を行うためには、完成報告だけでは不十分です。
 例えば、悪い状況に対処するために、仕事を終えた後の次の行動やアイデアを報告する必要があります。目標が明確な場合は、見込み客に基づいてレポートが作成されるため、レポートの方式が適宜変更されます。

<(事例) 困ってしまったスタッフA>
スタッフAが担当していたイベントのアイデアは、明日の朝のミーティングで発表されることになっていた。しかし、仕事が思うように進まず、いいアイデアが浮かばなかった。それでもなんとかアイデアがまとまった。今は昼前です。

彼は明日の会議の前に課長と部長の承認を得なければならない。それで彼はB課長に会いに行った。

スタッフA:「私はどうにかこの計画を仕上げました。お急ぎのところ申し訳ありませんが、部長の承認を得ていただけますか?」
店長B:「お疲れ様でした。私はその計画を持っていくつもりだ。これから会議に出なければならないので、明日までに調べて部長に渡します。」
スタッフA:「これはまずいです。明朝の会議で発表しなければなりません。今、何とか調べてもらえませんか?今日は部長の承認が必要です。」
店長B:「それは小さな子供が月を欲しがるようなものだ。」
スタッフAは本当に困ってしまった。

<上司のスケジュールを把握する>

このような苦い経験を通して、Aは中間報告の重要性を明確に理解した。自分のスケジュールだけを考えて仕事を進めることはできません。締め切りまでに仕事を終わらせるのが難しいと思った時点で、すぐに上司に報告して、承認前の準備をお互いに周知しておく必要があります。

チームでよい仕事をするためには、最終報告書より中間報告書の方が重要です。また、好きなときだけ中間報告をすればいいわけではありません。職務に精通した者が中間報告を行う際には、必ずマネージャーやディレクターのスケジュールを念頭に置く。相手のスケジュールを把握して、自分の仕事の準備を整えてください。目上の人のスケジュールだけでなく、さらに上の人のスケジュールも頭に入れておくことが、良い仕事をする秘訣です。